Ridurre i costi degli acquisti indiretti
la spesa che non ha un padrone
Gli acquisti diretti hanno una funzione che li presidia, obiettivi e riunioni dedicate. Gli acquisti indiretti, cioè tutto quello che serve a far funzionare l'azienda senza entrare nel prodotto, non hanno niente di tutto questo: sono distribuiti tra reparti, approvati singolarmente perché ogni importo sembra piccolo, e nessuno li guarda mai insieme. È lì che si accumula il margine, proprio perché nessuno ha il compito di accorgersene.
Dove si nasconde il margine
Non è quasi mai una voce sola: sono più condizioni che, prese singolarmente, sembrano normali. È il confronto con il mercato e con i volumi reali a far emergere la differenza.
Spesa frammentata su troppi fornitori
La stessa categoria comprata da cinque o dieci fornitori diversi: nessuno di loro vede volumi tali da concedere condizioni migliori, e l'azienda paga in gestione quello che crede di risparmiare in flessibilità.
Acquisti fatti fuori dai canali concordati
Ordini passati direttamente dai reparti perché serviva in fretta. Presi uno a uno sono episodi, sommati su un anno diventano una quota di spesa che non ha mai visto una trattativa.
Contratti rinnovati per inerzia
Canoni, servizi ricorrenti e forniture continuative che si rinnovano senza che nessuno verifichi se sono ancora in linea con il mercato o se servono ancora tutti.
Nessuna visione aggregata
La spesa è registrata su conti diversi e centri di costo diversi. Finché resta così, nessuno sa dire quanto pesa davvero una categoria, e senza quel numero non si negozia.
Coda di fornitori che costa più di quanto vale
Decine di fornitori con importi minimi, ognuno con la sua anagrafica, le sue fatture e i suoi pagamenti da gestire. Il costo amministrativo della coda supera spesso il valore di quello che ci si compra.
Quando conviene guardarci dentro
Non sapete dire quanti fornitori attivi avete, né quanti di questi pesano meno dell'1% della spesa.
La stessa categoria viene comprata da reparti diversi senza un accordo quadro.
Le spese generali crescono ogni anno e nessuno sa dire su quali voci.
Non esiste una classificazione della spesa per categoria, ma solo per fornitore o per conto contabile.
L'ufficio acquisti è concentrato sulle materie prime e non ha tempo per il resto.
Molti contratti si rinnovano tacitamente e nessuno li porta in revisione.
Se ti riconosci in due o più di questi punti, un'analisi preliminare serve a quantificare il margine prima di decidere qualsiasi intervento. Non impegna a nulla.
Cosa sapete alla fine dell'analisi
L'analisi preliminare è gratuita e non impegna. Al termine avete risposte precise, in euro, a domande che oggi in azienda nessuno sa quantificare:
- Quanto pesano davvero gli acquisti indiretti sul totale, classificati per categoria e non per fornitore
- Quanti fornitori avete per ogni categoria e quanto varrebbe accorparli
- Quale quota della spesa è passata fuori dai canali concordati, e quanto è costata in più
- Quali categorie sono già a mercato e quali no, per non perdere tempo dove non c'è margine
- Quanto costa in gestione la coda di fornitori minori, al netto di quello che vi fornisce
Perché in casa, di solito, non viene
Il primo ostacolo non è negoziare, è vedere. La spesa indiretta è registrata per fornitore e per conto contabile, non per categoria merceologica, e lo stesso fornitore può coprire aree diverse: finché non viene riclassificata, non esiste un numero su cui trattare. È un lavoro di normalizzazione su migliaia di righe che l'amministrazione non ha motivo di fare e che i software di procurement fanno solo se qualcuno in azienda li alimenta e li mantiene. Noi lo facciamo come servizio, senza piattaforme da installare: il risultato è la base su cui si negozia, e quella base in casa quasi non esiste mai.
Questa voce fa parte di un quadro più ampio: la consulenza riduzione costi aziendali interviene su tutte le categorie non core, e spesso il risultato migliore arriva lavorandone più d'una insieme. Vedi anche il servizio di spend analysis.
Come lavoriamo
Analisi
Raccogliamo contratti, fatture e consumi degli ultimi 12 mesi e li confrontiamo con i riferimenti di mercato. Al termine sai quanto spendi davvero e dove.
Rinegoziazione
Portiamo al tavolo benchmark e volumi aggregati. Dove conviene cambiare fornitore lo diciamo, dove conviene tenere quello attuale a condizioni migliori, pure.
Controllo nel tempo
Verifichiamo che le condizioni concordate vengano applicate sulle fatture dei mesi successivi. È la parte che fa la differenza tra un risparmio annunciato e uno reale.
Zero risparmio, zero compenso
Il compenso è calcolato esclusivamente sul risparmio effettivamente ottenuto e verificato sulle fatture. Se da questa categoria non emerge margine, lo diciamo e non c'è nulla da pagare. È il motivo per cui non abbiamo interesse a gonfiare le ore né a chiudere un progetto prima che il risparmio sia reale.
Domande Frequenti
Tutto quello che devi sapere su Riduzione dei costi degli acquisti indiretti
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